编制会计报表前的准备工作有哪些-种类-怎么做

摘要

编制会计报表前的准备工作，就像盖房子前的地基处理——基础打不牢，报表数据就可能“塌房”。简单说，这些工作主要分为日常基础准备、期末核心清查和数据校验调整三大类，具体要做凭证审核、财产清查、账务调整、试算平衡等细节工作。对会计人来说，准备工作做扎实了，报表编制才能又快又准，避免“返工到深夜”的崩溃。

为什么说“准备工作比编报表本身还重要”？

咱们做会计的都知道，每到月底、年底，最头疼的不是填报表，而是填报表时发现“数据对不上”：现金日记账和库存现金差了几百块，应收账款明细账比总账多了一笔，或者漏提了固定资产折旧导致利润虚高……这些问题，其实都能通过前期准备工作避免。

我刚做会计那几年，有次月底急着出报表，觉得“平时凭证都审过了，应该没问题”，跳过了存货抽查环节。结果审计时发现，仓库里有一批原材料早就受潮报废了，但账上还挂着“原材料”科目，导致资产负债表“存货”项目虚增了十几万。最后不仅要返工改报表，还被领导批评“基础工作不扎实”。从那以后我才明白：编制报表前的准备，本质是“扫雷”——把数据里的“坑”提前填上，后面才能顺顺利利。

编制会计报表前的准备工作：3大种类+具体怎么做

一、日常基础准备：别等期末“抱佛脚”，日常就要“打底子”

日常准备是最容易被忽略，但也最关键的一步。很多人觉得“准备工作是期末的事”，其实从每一张凭证、每一笔分录开始，就已经在为报表“铺路”了。

1. 凭证审核：确保每一张单子都“站得住脚”

会计报表的数据，归根结底来自会计凭证。如果凭证本身有问题（比如发票不合规、附件不全、分录做错），后面的报表肯定“歪”。

具体怎么做：

每天收到报销单、付款单后，先检查“三要素”： 原始凭证是否合法（发票是不是正规的，有没有盖章）； 业务内容是否真实（比如差旅费报销，机票、住宿票的时间、地点是否和出差申请一致）； 金额是否准确（大小写是否一致，计算有没有错）。

举个例子：同事拿一张“餐饮费”发票报销，备注写“业务招待”，但发票抬头是个人名字。这种凭证就不能直接入账，得让对方换开公司抬头的发票，否则税务检查时会被认定为“不合规支出”，影响利润表的“业务招待费”金额。

2. 账簿登记：及时记账，别让数据“堆成山”

有些会计习惯“攒一堆凭证再记账”，结果月底发现漏记、错记，对着几十本凭证翻来翻去，浪费时间。

具体怎么做：

坚持“日清月结”：当天的凭证当天登记明细账（比如应收账款、应付账款要逐笔登记，避免漏记客户回款）；每月底前，必须完成总账登记，并核对总账和明细账是否一致（比如“库存现金”总账余额要等于现金日记账余额）。

小技巧：用Excel做个“记账 checklist”，每天下班前勾一下“现金/银行凭证已记账”“费用凭证已审核”，避免遗漏。

二、期末核心清查：给数据“体检”，找出隐藏的“小毛病”

到了月末、年末，光靠日常准备还不够，必须做一次全面的“数据体检”——也就是财产清查和往来核对。这一步能帮你发现“账实不符”的问题，比如东西没了但账上还有，或者钱付了但账上没记。

1. 财产清查：摸清楚“家里有多少家底”

财产清查主要查三类：货币资金、存货、固定资产。

货币资金清查（现金、银行存款）：

现金要“实地盘点”：准备好现金盘点表，让出纳和会计一起数库存现金，然后和现金日记账核对。如果发现“长款”（现金比账上多）或“短款”（现金比账上少），要立刻查原因——比如长款可能是报销时少付了员工钱，短款可能是付错了金额。

银行存款要“对账”：拿银行对账单和银行存款日记账逐笔核对，找“未达账项”（比如企业已付但银行未付的支票，或者银行已收但企业未收的利息），然后编“银行存款余额调节表”，确保调节后双方余额一致。

存货清查（原材料、库存商品等）：

别觉得“存货多，盘点太麻烦”，至少要“抽样盘点”。比如对金额大、易损耗的存货（像电子产品、食品），要实地点数；对堆放整齐的原材料，可以按“盘点表”核对数量和账上是否一致。

举个例子：盘点发现一批价值5000元的零件生锈了，无法使用，这时候就要做“存货跌价准备”，分录是：借“资产减值损失”5000，贷“存货跌价准备”5000。如果不处理，资产负债表的“存货”就会虚高，利润表的“利润”也会多算5000元。

固定资产清查：

对照固定资产台账，去车间、办公室看实物——有没有设备已经报废但没做“固定资产清理”？有没有新增设备没入账？比如公司买了一台打印机，用现金付的款，没走固定资产流程，结果账上没记，这就会导致“固定资产”少记，利润表“管理费用”多记（因为可能直接计入了费用）。

2. 往来款项核对：别让“糊涂账”拖垮报表

应收账款、应付账款、其他应收款这些“往来账”，最容易藏问题——比如客户欠的钱早就收不回来了，还挂在“应收账款”上；或者供应商的发票早就到了，钱也付了，账上却没冲“应付账款”。

具体怎么做：

给客户发“对账函”：列出应收账款明细，让客户盖章确认，避免“企业记了10万，客户说只欠8万”的纠纷。对确认收不回的款项，要及时计提“坏账准备”。

自己查应付账款：对照供应商的发票和付款记录，看有没有“发票已到但未付款”（该记“应付账款”没记），或者“款已付但发票没到”（可能多付了钱）的情况。

三、数据校验调整：给报表数据“最后把关”

清查完财产和往来，还得做账务调整和试算平衡，确保数据“借贷相等、逻辑通顺”，符合会计准则的要求。

1. 账务调整：按“权责发生制”补记漏记的业务

会计报表要遵循“权责发生制”——不管钱有没有收到/付出去，只要是这个月的收入或费用，都要记到这个月。比如12月的工资，通常1月才发，但12月的利润表必须体现这笔“工资费用”，否则利润就会算多。

常见需要调整的业务：

计提折旧/摊销：固定资产每月要提折旧（比如电脑按3年折旧，每月折旧额=原值÷36），无形资产要摊销（比如软件按5年摊销）。

计提工资/社保：月底预估本月工资，分录是“借：管理费用/销售费用 贷：应付职工薪酬”。

计提税费：比如增值税、企业所得税，要按税法规定计算并计提。

错账更正：发现之前的分录做错了（比如把“管理费用”记成了“销售费用”），要用“红字更正法”或“补充登记法”调整。

2. 试算平衡：确保“借贷相等，数据无误”

做完调整后，要编“试算平衡表”——把所有科目的借方余额和贷方余额加总，看是否相等。如果不等，说明肯定有错账（比如漏记了分录、借贷方向记反了），必须查清楚。

小提醒：试算平衡了不代表完全没问题（比如漏记了一笔业务，借贷双方都没记，试算还是平衡的），但至少能排除“借贷不平”这种低级错误。

3. 核对报表勾稽关系：别让报表“自相矛盾”

最后，根据试算平衡表的数据填报表草稿，然后检查报表之间的勾稽关系：

资产负债表“未分配利润”期末数 期初数 = 利润表“净利润”（不考虑分红、盈余公积等情况）；

现金流量表“期末现金及现金等价物余额” = 资产负债表“货币资金”期末数。

如果勾稽关系对不上，说明数据有问题，可能是漏记了现金流量项目，或者利润表的净利润算错了。

写在最后

编制会计报表前的准备工作，听起来繁琐，但只要拆分成“日常打底-期末清查-数据校验”这三步，再把每一步的细节做到位（比如凭证审核看发票、存货盘点抽重点、试算平衡查借贷），就会发现：准备工作做足了，填报表反而像“填空”一样简单。

记住，会计工作拼的不是“速度”，而是“细致”——前期多花1小时核对数据，后期就能少熬3小时夜返工。把这些准备工作变成习惯，你会发现，编制报表其实没那么难。