什么叫往来业务核算
什么叫往来业务核算
摘要：
往来业务核算是企业财务管理中最基础也最核心的模块之一，简单说就是对企业和外部单位、个人之间发生的“钱没结清”的业务进行记录、跟踪和管理。小到公司欠供应商的一笔货款，大到客户拖欠半年的应收账款，都属于往来业务核算的范畴。它就像企业财务的“人际关系档案”，不仅能清晰反映谁欠我钱、我欠谁钱，更能帮企业避免坏账风险、优化资金周转——但现实中，80%的中小企业都在这一步栽过跟头，要么账目混乱导致多付少收，要么因为对账不及时让资金链陷入被动。
一、搞懂往来业务核算：先明白它“解决什么问题”
1.1 为什么企业永远有“算不清的账”？
刚创业的老板可能会疑惑：“我明明记了收入和支出，为什么还要单独搞一套往来核算？”
举个最常见的例子：公司3月从A供应商进了100万元的货，约定4月付款。这笔交易在3月既没付钱（不算支出），但货已经收到（属于成本），如果只记现金流，3月的利润就会虚高；到了4月付款时，又会突然多出一笔大额支出，导致两个月的财务数据都失真。
往来业务核算的本质，就是把“钱的流动”和“业务发生”拆解开，用“应收/应付”这样的科目，把“已经发生但没结清”的业务先“挂”起来，等钱真正到账或付出时再“销账”。 这样一来，不管钱有没有结清，业务的真实情况都能及时反映在账上。
1.2 三类必须管的“往来账”，少一个都可能出问题
应收账款：别人欠你的钱（比如客户买了货没付款）
风险点：长期不催款可能变成坏账，账龄越长，收回概率越低（行业数据显示，超过1年的应收账款回收率不足50%）。
应付账款：你欠别人的钱（比如欠供应商的货款、欠员工的报销）
关键点：搞清楚每笔钱的付款期限，既能维护供应商关系，又能避免逾期罚款。
其他往来：非主营业务的资金往来（比如借给员工的备用金、和股东之间的借款）
注意：这类账目最容易混乱，很多企业的“账外资金”问题就藏在这里。
二、往来业务核算的“实操痛点”：这些坑90%的会计都踩过
2.1 “一笔糊涂账”的后果：从多付10万到公司破产
我见过最夸张的案例：一家贸易公司因为应收账款管理混乱，同一个客户的两笔欠款记到了不同科目下，导致客户还款时只冲销了一笔，另一笔58万元的欠款被遗忘了3年，直到客户倒闭都没追回。
更常见的问题是“重复付款”：供应商发票开了两次，会计没核对清楚就付了两次款，等发现时对方已经扯皮不认账。这些问题听起来低级，但在往来账目庞杂的企业里，只要流程稍微有漏洞就可能发生。
2.2 为什么手工记账永远做不好往来核算？
很多小公司还在用Excel记往来账，最大的问题是“信息割裂”：
销售部门知道客户承诺下周付款，但会计没及时更新，导致账上显示“逾期未收”；
采购部门和供应商谈好了延期付款，财务却按原期限准备催款，引发合作矛盾。
往来核算的核心不是“记账”，而是“跟踪”——谁欠的钱、欠了多久、有没有催过、对方是什么态度，这些动态信息需要实时同步，靠手工根本跟不上。
三、手把手教你做往来业务核算：从建账到清账的6个步骤
3.1 第一步：给往来账户“建档”，避免张冠李戴
客户/供应商档案必须包含： 全称（和发票一致）、联系人、电话、账期（比如“月结30天”）、历史交易记录。
关键提醒： 即使是同一个老板的关联公司，也要分开记账，避免后期税务检查时被认定为“资金混同”。
3.2 第二步：发生业务时，及时“挂账”（核心分录示例）
卖货给客户，没收到钱：
借：应收账款——XX公司 10万元
贷：主营业务收入 10万元（假设不考虑增值税）
从供应商进货，没付钱：
借：库存商品 8万元
贷：应付账款——XX工厂 8万元
员工借备用金：
借：其他应收款——张三 5000元
贷：银行存款 5000元
3.3 第三步：定期对账，别等对方“赖账”才着急
对客户（应收账款）： 每月发对账单，让对方盖章回传，尤其是账龄超过30天的客户，必须书面确认。
对供应商（应付账款）： 收到发票时，核对“订单-入库单-发票”三单是否一致，避免发票金额和实际收货不符。
小技巧： 用Excel做往来台账时，加一列“对账状态”（未对账/已确认/有争议），争议项用红色标注，每周跟进。
3.4 第四步：账龄分析，给欠款“分级预警”
把应收账款按账龄分成：
0-30天（正常）
31-90天（注意）
91-180天（风险）
180天以上（高危）
案例： 某公司规定，账龄超90天的客户，停止新订单发货；超180天的直接走法律程序。这套机制让他们的坏账率从8%降到了2%。
3.5 第五步：清账时，一定要“一对一核销”
客户还款时，会计要在系统里明确“这笔钱是还哪一笔欠款”，不能笼统地记“收XX公司货款”。比如客户分两次还10万元，第一次还5万要对应到3月的A订单，第二次还5万对应到4月的B订单，否则时间久了根本说不清哪笔结清了、哪笔没结清。
3.6 第六步：定期清理“死账”，别让往来账成“垃圾桶”
长期挂账的其他应收款： 比如员工离职了，备用金还没冲销，要及时从工资里扣回或追讨。
确定收不回的应收账款： 符合条件的可以做“坏账计提”，但要保存好催款记录、对方破产证明等证据，避免税务不认。
四、做好往来核算的3个“黄金习惯”，老会计都在用
4.1 养成“先对账、后付款”的铁律
付款前，务必和供应商核对清楚：这笔钱是不是真的该付？金额对不对？有没有发票？我见过太多公司因为财务图省事，直接按采购部给的单子付款，结果付完才发现对方多开了金额。
4.2 用工具代替人脑，减少“重复劳动”
现在哪怕是小微企业，也建议用财务软件（比如用友、金蝶）管理往来账，至少能实现：
自动提醒到期应收/应付款
一键生成账龄分析表
客户/供应商的交易记录自动汇总
成本不高，但能省80%的对账时间。
4.3 财务和业务部门“打通任督二脉”
销售签合同时，要明确付款方式和账期，同步给财务；采购谈合同时，也要让财务参与审核付款条件。最怕的就是业务部门“先斩后奏”，等财务发现问题时，钱已经欠出去了。
五、总结：往来业务核算不是“记账工具”，而是“资金保镖”
对中小企业来说，现金流比利润更重要，而往来业务核算就是守护现金流的第一道防线。它可能不像“税务筹划”那样能直接省钱，也不像“财务分析”那样高大上，但只要把“谁欠我、我欠谁、欠多少、欠多久”这些问题搞清楚，就能避免80%的财务风险。
最后想说：别等公司因为一笔坏账资金链断裂，才想起重视往来账。现在花一天时间梳理清楚往来明细，可能比你跑一个月业务赚的钱更重要——毕竟，省下的每一分钱，都是纯利润。
